Materi Tentang Rapat

   A.  Pengertian Rapat

Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan staffnya. Rapat juga dapat diartikan juga sebagai media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak organisasi baik itu swasta ataupun pemerintah.Rapat sering dijadikan seseorang atau sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan tertentu. 
Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang yang besifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi. Sasaran akhir diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat secara langsung demi terjalinnya komunikasi, agar peserta rapat dapat berkontribusi langsung dalam pembicaraan sehingga pemikiran ide untuk penyelesain masalah dapat tersampaikan langsung, agar peserta rapat dapat terangsang secara lansung dalam memahami setiap permasalahan yang dihadapi, agar peserta rapat dapat sama-sama berkontribusi dalam pencapaian tujuan tertentu.



  B.  Jenis-jenis Rapat

Paling tidak ada 7  jenis pertemuan/rapat yang biasanya diselenggarakan oleh sebuah perusahaan/kantor. Keenam jenis rapat itu antara lain: 
1. berdasarkan tujuannya 

2. berdasarkan sifatnya 
3. berdasarkan jangka waktunya 
4. berdasarkan frekuensinya 
5. berdasarkan namanya 
6. berdasarkan urgensinya 

      7. berdasarkan pesertanya 

Berikut ini merupakan pembahasan lebih detail tentang semua jenis-jenis rapat yang tertulis di atas lengkap dengan defenisinya. 

1. Berdasarkan Tujuannya

a. Rapat penjelasan (information conference)
Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan. Biasanya disampaikan oleh kepala kantor/perusahaan guna menjelaskan sebuah permasalahan atau hal-hal yang diperlukan penjelasan. Biasanya, ada sesi tanya jawab

b. Rapat pemecahan masalah (problem solving conference)
Rapat yang dilaksanakan untuk mencari solusi tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Peserta rapat sangat diharapkan memberikan masukan, saran, dan gagasan yang akan disimpulkan secara bersama-sama. Hasil kesimpulan yang disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c. Rapat perundingan (negotiation conference)
Rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu konflik atau perselisihan, dengan mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak (win-win solution).

2. Berdasarkan Sifatnya

a. Rapat resmi (formal meeting)
Rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat biasanya mendapat surat/pemberitahuan/undangan yang dilengkapi dengan agenda rapat.

b. Rapat tidak resmi (informal meeting)
Rapat yang dilaksanakan tanpa perencanaan yang bersifat resmi. Rpaat ini biasanya dijadikan untuk mendiskusikan hal-hal yang terjadi secara tiba–tiba dan harus segera diselesaikan. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

c. Rapat terbuka
Rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah–masalah yang tidak bersifat rahasia.

d. Rapat tertutup
Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3. Berdasarkan Jangka Waktunya

a. Rapat mingguan
Rapat yang diadakan sekali seminggu dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b. Rapat bulanan
Rapat yang diadakan sekali bulan dan biasanya mengevaluasi kinerja bulan lalu dan merencanakan program bulan depan.

c. Rapat semester
Rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d. Rapat tahunan
Rapat yang diadakan setahun sekali.

4. Berdasarkan Frekuensinya

a. Rapat rutin
Rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah–masalah rutin dalam suatu organisasi/perusahaan.

b. Rapat insidentil
Rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

5. Berdasarkan Nama

a. Rapat kerja
Rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b. Rapat dinas
Rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).

c. Musyawarah kerja
Biasanya kita menyebutnya juga dengan rapat kerja.

6. Berdasarkan Urgensinya

a. Rapat biasa
Rapat yang diadakan untuk membahas masalah–masalah yang sudah dianggap biasa.

b. Rapat penting
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota organisasi /perusahaan itu sendiri.

      7.       Berdasarkan pesertanya

a.              Rapat vertikal

yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengandemikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

  

b.             Rapat horizontal

yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

     C.  Manfaat dan Tujuan Rapat

1.       Menyebarkan informasi

2.       Mendapatkan feedback yang diharapkan

3.       Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif

4.       Memberi solusi dari permasalahan yang ada

5.       Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan

D. Prosedur Rapat Teleconference

1.       Menentukan masalah dan tujuan rapat

2.       Mempersiapkan perlengkapan rapat

3.       Menyediakan tempat rapat

4.       Membuat daftar hadir rapat

5.       Mempersiapkan peserta rapat

6.       Mempersiapkan bahan rapat

7.       Mencatat hasil rapat

8.       Pendistribusian hasil rapat

9.       Melakukan kegiatan tindak lanjut hasil rapat

Sumber 

http://www.bacaanpopuler.com/2017/09/jenis-jenis-rapat-dilengkapi-dengan.html

http://ervinaayu300402.blogspot.co.id/2018/03/

https://id.wikipedia.org/wiki/Rapat

Edited by 

https://triwulandaritriwul.blogspot.co.id/